Jak wybrać ten jeden, idealny system do zarządzania zadaniami? Kiedy postawić na popularnego „pewniaka”, a kiedy warto przetestować technologiczną nowinkę? Oto nasze subiektywne mini zestawienie z krótką charakterystyką najważniejszych funkcji.
- Trello.com
Prosty, niezwykle popularny darmowy program do zarządzania zadaniami, opierający się o system interaktywnych tablic kanban. Trello to – w dużym uproszczeniu – nowoczesny odpowiednik kart z checklistami, uzupełnionych m.in. o możliwość załączania plików, przydzielania zadań i komentowania. O popularności programu świadczy stale rosnąca liczba użytkowników, która – według danych z października 2019 roku – przekroczyła już ilość 50 mln.
Trello wyróżnia się dość prostym interfejsem z kartami (Kanban) uzupełnionymi o zadania w formie checklisty. Wersja podstawowa programu jest darmowa, w wersji rozbudowanej mamy do czynienia z bogatą ofertą tzw. power-upów, czyli różnych integracji.
Kluczowe zalety Trello:
- czytelny system tablicy kanban (ustawienia: prywatne, publiczne, dzielone z zespołem),
- karty i checklisty z zadaniami (etykiety, ustalanie terminów),
- kalendarz zadań,
- możliwość dodawania użytkowników i przypisywania projektów,
- możliwość komentowania,
- łatwe wyszukiwanie kart,
- czytelne menu i intuicyjna obsługa,
- automatyzacja najczęściej wykonywanych zadań (opcja Butler),
- opcje zmian wizualnych (tła, okładki, naklejki),
- dostępna w polskiej wersji językowej,
- dostępna aplikacja na smartfona.
Płatna wersja Trello – co warto wiedzieć?
płatności:
- Gold 45$, (5$ m-c lub 3,75$ przy płatności rocznej),
- Business Class (od 9,99$ za użytkownika m-c),
- Enterprise (od 20,83$ za użytkownika m-c),
- zniżki dla organizacji edukacyjnych i non-profit,
- dostęp do aplikacji śledzących czasu pracy (tu m.in. TimeCamp),
- szeroki wybór integracji dla zarządzających projektami prywatnymi, deweloperskimi lub marketingowymi: Dropbox, GitHub, Asana, Jira, MailChimp,
- nieograniczona liczba tablic i użytkowników,
- do 250 Mb załączników.
- Sugester.pl
Polski program stworzony przez twórców popularnej Fakturowni. Nowoczesny system zorientowany na automatyzację obsługi klientów (CRM). Idealny do sprawnego zarządzania zamówieniami, bazami danych i rozbudowanymi projektami, które wymagają szybkiej, sprawnej komunikacji pomiędzy członkami zespołu. Warto zwrócić uwagę na możliwości funkcji ułatwiających proces śledzenia przebiegu współpracy z klientem („Interesy”, „Wykresy lejkowe”) – od nawiązania pierwszego kontaktu po podpisanie umowy i skuteczny follow up.</p>
- Sugester to program płatny (<strong>od 19 zł netto/m-c</strong>) z możliwością przetestowania funkcjonalności systemu przed zakupem (trial 30 dni).
Najważniejsze funkcje Sugestera:
- tablica kanban & kalendarz,
- CRM– rozbudowana karta klienta z historią komunikacji, historią finansową, raportowaniem i opcją cyklicznych przypomnień („follow up”),
- funkcja „Interesy” – opcja automatycznego segregowania klientów i śledzenia przebiegu transakcji,
- rozliczanie i raportowanie czasu pracy – eksport danych do timesheets lub faktur,
- zarządzanie zadaniami – kategoryzacja priorytetów, nadzór nad pracą zespołu,
- rozbudowane funkcje e-mail – nielimitowana ilość skrzynek, mailing grupowy, listy wysyłkowe,
- integracje VoIP,
- live chat na stronie – podgląd zachowania użytkownika,
- tworzenie baz danych informacje o rozmówcach biznesowych,
- helpdesk integrujący informacje z e-maili, telefonów i chatu,
- forum dla społeczności korzystającej z produktu,
- kluczowe rozszerzenia: Shoper, Shoplo, WooCommerce, Prestashop, Gmail, eBay, GitHub, Dropbox, Fakturownia.
- Startinfinity.com
Infinity to młody produkt (2018), stworzony jako <strong>rozbudowana alternatywa dla Trello. Twórcy programu postawili na system, który z założenia ma zwiększać produktywność zespołu poprzez ułatwienie zarządzania procesami kreatywnymi i bazami klientów.
Program wzorowano na Trello stawiając nacisk na indywidualizację interfejsu. O wyglądzie, funkcjonalnościach i rozszerzeniach do tablicy decyduje użytkownik. Na uwagę zasługuje m.in. opcja przypisania atrybutów do tablic (15 opcji, w tym pola tekstowe, dane, checklisty, linki), które pozwalają na maksymalne dostosowanie systemu do potrzeb naszego projektu.
Kluczowe opcje systemu Infinity:
- Interaktywne tablice kanban
- CRM z opcją importowania tablic z dotychczas stosowanych systemów (tu np. Trello); grupowania klientów i analizy lejków sprzedażowych,
- dostosowanie atrybutów tablic – pola tekstowe, checklisty, linki,
- dostosowanie widoku interfejsu – tablice, kolumny, listy, kalendarz,
- zarządzanie zadaniami, dokumentami i bazami danych kontaktowych,
- kalendarz zadań,
- kalendarz social media – planowanie publikacji treści, wydarzeń i kampanii marketingowych,
- opcje pracy zespołowej – przypisywanie zadań, chat, komentarze, powiadomienia, śledzenia czasu pracy,
- aplikacja mobilna,
- integracje: Trello, Zapier, CSV, Clockify.
Infinity – opcje płatności:
- roczna: Standard i Pro (odpowiednio 6$ lub 12$/m-c za użytkownika),
- miesięczna: Standard i Pro (9$ lub 18$/m-c za użytkownika),
- opcja płatności jednorazowej: od 99$ (plan Team, do 10 użytkowników),
- okres testowy: 14 dni.
Podsumowanie: komu warto polecić?
- Trello– użytkownik prywatny i biznesowy. Dla poszukujących prostego, intuicyjnego i darmowego systemu zarządzania zadaniami. Szeroki wybór rozszerzeń przy opcjach płatnych.
- Sugester– dla użytkownika polskojęzycznego. Ciekawa opcja dla marketerów i project managerów. Dobry do sprawnego zarządzania zamówieniami i dużymi bazami klientów/kontrahentów.
- Infinity – do zarządzania rozbudowanymi zespołami projektowymi (nieskończona ilość użytkowników dla pakietu Enterprise). Korzystne opcje płatności, gdy budujemy duży zespół lub potrzebujemy miejsca na obszerne załączniki.
