Organizacja pracy zdalnej – podstawowe narzędzia

0
Share

Jak szybko zorganizować pracę zdalną zespołu? Jakie narzędzia pracy zdalnej przydadzą się, gdy samodzielnie pracujemy nad projektem? Oto nasze porady dla osób przechodzących w tryb home office.

Programy do pracy zdalnej – czego szukać?

Zanim przejdziemy do fazy testowania warto ustalić na jakich funkcjonalnościach zależy nam najbardziej i zawęzić wybór do programów:

  • darmowych lub płatnych – przy drugiej opcji możemy skorzystać z krótkich wersji trialowych,
  • dla freelancerów lub do organizacji pracy zespołu,
  • anglojęzycznych lub tylko w polskiej wersji językowej,
  • dostępnych w aplikacji mobilnej.

Kluczowe funkcje, których należy szukać w opisie programu:

  • checklisty, listy zadań,
  • kalendarz,
  • tablice kanban,
  • ilość pracowników, którym można zapewnić dostęp do projektu,
  • możliwość przydzielania zadań i komentowania postępu prac, 
  • mierzenie i raportowanie czasu pracy,
  • łatwy eksport plików,
  • szeroki wybór integracji z popularnymi programami – Gmail, Asana, Trello, GitHub etc.

Zdalne zarządzanie pracą zespołu

Miliony użytkowników nie mogą się mylić. Trello to obecnie jeden z najpopularniejszych systemów do organizacji pracy metodą tablic kanban. Niepodważalną zaletą programu jest intuicyjna obsługa i szybkość wdrożenia w podstawowe funkcjonalności, czyli tablice i listy z zadaniami. Idealne rozwiązanie dla osób, które na co dzień posługują się check listami lub programami typu sticky notes. Freelancerom Trello ułatwia wizualizację zadania, pozwala wydzielić etapy i nadzorować przebieg postępu prac. Program sprawdza się też doskonale przy pracach zespołowych, wymagających kontaktu od kilku do kilkunastu użytkowników. Administrator tablicy może przypisywać zadania współpracownikom, komentować i sprawdzać przebieg prac. 

Ogromnym ułatwieniem jest szeroki wybór integracji („power upy”) – od prostego kalendarza i połączenia ze skrzynką pocztową po zaawansowane narzędzia programistyczne. Opcja darmowa: dla pojedynczego użytkownika. Kluczowe zalety: łatwość obsługi, bogaty pakiet integracji, wygodna w obsłudze aplikacja mobilna.

Podobne programy: Asana, Nozbe, Insightly

Przechowywanie i udostępnianie dokumentów w chmurze

Gdy liczy się czas i szybkość komunikacji często okazuje się, że najprostsze rozwiązania są „pod ręką”. Google Drive – czyli najpopularniejszy obecnie wirtualny dysk – może znacząco ułatwić zdalną pracę nad prostymi projektami. W przypadku plików tekstowych mamy możliwość wspólnej edycji materiału (np. z grupą współpracowników), wysyłania powiadomień, dodawania komentarzy, akceptowania bądź odrzucania poprawek w projekcie. W podobny sposób można pracować nad rozliczeniami finansowymi w formularzach Excel lub prezentacjami multimedialnymi. Google Drive to jedno z podstawowych rozszerzeń w większości popularnych programów do zarządzania zadaniami.

Programy alternatywne: Microsoft OneDrive, Dropbox, Tresorit.

Nadzorowanie czasu pracy członków projektu

Jeśli samodzielnie organizujemy własną pracę w systemie home office do wyboru mamy mnóstwo programów typu time tracker – w większości przypadków darmowych dla pojedynczego użytkownika. Nadzorowanie pracy zespołu może wiązać się z koniecznością wykupienia abonamentu. Popularne programy do mierzenia czasu pracy, które warto przetestować:

Timeneye – prosty program z systemem tablic i liczników przypisanych określonym projektom. Posiada prosty, czytelny CRM i umożliwia tworzenie raportów czasu pracy dla poszczególnych członków zespołu.

Toggl – opcja dla użytkowników wymagających zaawansowanego systemu z dostępem do szerokiego pakietu rozszerzeń i raportów czasu, wydajności oraz opłacalności realizowanych projektów.

Time Doctor – wielofunkcyjna pomoc dla kierowników projektu, która sprawdzi się przy nadzorze zespołowej pracy zdalnej. Zaawansowany program precyzyjnie śledzi postęp prac nad danym projektem, w tym czas logowania i działania członków zespołu. Umożliwia śledzenie witryn odwiedzanych przez pracowników i wykonywanie zrzutów ekranu.

Podobne programy: Clockify, Timely, TimeCamp, Timing (Mac).

Poszukujesz programu do nadzorowania i raportowania czasu pracy? Przygotowaliśmy porównanie 3 najpopularniejszych programów pod względem funkcji, rozszerzeń i opcji płatności. [Sprawdź]

Komunikacja online

W zestawieniu nie może zabraknąć najpopularniejszego komunikatora do pracy zespołowej. Slack zaskarbił sobie sympatię project managerów ze względu na prostą obsługę i możliwość tworzenia nieograniczonej liczby kanałów komunikacji. Wydzielanie kanałów dyskusyjnych dotyczących poszczególnych elementów projektu (w tym na tzw. luźne rozmowy) zmniejszają chaos komunikacyjny i porządkują hierarchię przepływu informacji. Możliwość załączania plików, komentowania i przydzielania zadań, szybkie powiadomienia  – to tylko wybrane z podstawowych funkcji komunikatora. Slacka można zintegrować z większością popularnych systemów do zarządzania pracą zespołową.

Programy alternatywne: Discord, Rocket Chat, Chanty.

Tymczasowy home office – podstawowe zasady pracy:

  1. Wydzielenie przestrzeni “zawodowej”: oddzielny pokój lub miejsce na biurku.
  2. Podtrzymanie dotychczasowych godzin pracy (start-zakończenie) z przerwami na posiłki lub prace domowe.
  3. Regularny kontakt ze współpracownikami przez chat firmowy, Messenger lub zdalny system zarządzania projektem.
  4. Korzystanie z programów liczących czas pracy. W razie konieczności użycie wtyczek lub aplikacji ograniczających dostęp do social mediów (StayFocusd, Cold Turkey, Kill News Feed – Facebook).
  5. Zachowanie work-life balance. Dla osób wymagających szybkich, regularnych przerw w pracy –  technika pomodoro, czyli 25 minut pracy i 5 minut odpoczynku (pomocny program: Pomodoro Tracker).
Related Posts
Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *